Pour activer le module, cliquez en haut à droite sur vos initiales, puis sur . Une fois dans l'administration, allez dans pour afficher la liste des modules.
Le module Limite d'encours est dans la liste des modules de facturation. Quand vous l'avez trouvé, cliquez dessus pour l'activer s'il ne l'est pas encore.
Vous pouvez maintenant cliquer sur Configuration. À cet endroit, vous pouvez choisir d'activer le module par défaut ou non. S'il est activé par défaut, il sera activé pour tous les clients pour lesquels vous ne le désactivés pas manuellement, et inversement s'il est désactivé par défaut.
Le champ Événement par défaut vous permet de choisir ce qu'il se passe quand la limite d'encours se déclenche, c'est-à-dire quand vous essayez de valider une commande alors que le solde du client est trop bas ou qu'il n'a pas payé ses factures précédentes depuis trop longtemps.
Vous pouvez simplement prévenir l'utilisateur, empêcher la validation d'une commande de vente, ou permettre de de demander une dérogation. C'est-à-dire qu'un vendeur peut demander une dérogation à son supérieur pour valider la commande si le solde du client est trop bas.
Il faut désormais définir les permissions des vendeurs et des superviseurs.
Pour cela, toujours dans l'administration, rendez-vous dans .
Cliquez sur un vendeur qui n'est pas autorisé à passer outre la limite d'encours. Allez dans l'onglet , puis le sous-onglet .
La permission Dérogation à la limite d'encours doit être décochée. Cela signifie que l'utilisateur ne peut pas valider une vente bloquée par la limite d'encours sans demander de dérogation à son supérieur.
Retournez maintenant dans la liste des utilisateurs , et cliquez sur un superviseur. Allez dans l'onglet , puis le sous-onglet .
La permission Dérogation à la limite d'encours doit cette fois-ci être cochée.
Cela signifie deux choses :
cet utilisateur peut valider une vente même si elle est normalement bloquée par la limite d'encours,
cet utilisateur est habilité à répondre aux demandes de dérogation des autres vendeurs.
Maintenant, connectez-vous avec un compte utilisateur pour un vendeur simple (non autorisé à déroger à la limite d'encours).
Passez une commande qui va déclencher la limite d'encours. Pour cela, vous pouvez par exemple passer deux commandes à la suite, la première d'un montant plus élevé que la limite que vous avez définie dans la configuration du module ; la deuxième va bloquer.
Cliquez sur Valider : vous ne pouvez pas valider la commande parce que le solde du client dépasse la limite d'encours. Cliquez sur Demander une dérogation pour demander une dérogation.
Connectez-vous maintenant avec un compte utilisateur pour un superviseur. En haut à droite de l'écran apparaît une notification : un utilisateur souhaite valider une commande. Cliquez ici pour répondre à cette demande.
Cliquez sur la notification pour afficher la fenêtre de réponse. Vous pouvez voir que le client essaie de passer une nouvelle commande, son montant, et de combien sa limite d'encours est dépassée. Vous pouvez refuser ou autoriser la dérogation. Si vous cliquez sur Autoriser, la commande est débloquée.
Retournez maintenant sur le compte utilisateur du vendeur. Vous avez une notification qui informe l'utilisateur que sa demande de dérogation de limite d'encours a bien été acceptée.
Si vous retournez sur la commande, il est désormais possible de la valider. En revanche, si une autre commande est passée pour le même client, il faudra renouveler l'opération ! Cela signifie juste que cette commande-ci est autorisée, pas toutes les commandes de ce client.
Dans le CRM, il y a également un tableau qui récapitule les limites d'encours pour chaque client avec le paramétrage pour chaque client. Vous pouvez y accéder en cliquant dans la barre du haut sur , puis sur .